DMS sistem za upravljanje dokumentima

Na koji način DMS može poboljšati poslovanje firme?

DMS sistem za upravljanje dokumentima

Bez obzira na to što današnjica diktira da se poslovanje ne može zamisliti bez primene računara, arhive papirnih dokumenata i dalje opstaju, sve sa podacima koji su neophodni i ključni za poslovne procese preduzeća. Takođe je primetna i pojava problema skladištenja papirne dokumentacije. Potrebe iziskuju bezbedno čuvanje kao i jednostavno pronalaženje potrebnih podataka. Rešenje svih navedenih problema nudi DMS(Document management system) tj. sistem za upravljanje dokumentima.

Uz DMS, upravljanje dokumentima je lakše nego ikada pre.
Svi bi se složili sa činjenicom da dokumenti predstavljaju jednu od najvećih vrednosti svake kompanije, dok upravljanje dokumentima predstavlja izazov sa kojim se svaka moderna kompanija suočava. Dokumenti u kompanijama predstavljaju trajne zapise poslovnih događaja ili stanja određenih procesa u određenom trenutku. A definicija samog sistema za upravljanje dokumentima (DMS) bi glasila:

Sistem za upravljanje dokumentima (Document Management System – DMS) kontroliše životni ciklus dokumenata u organizacijama
– način na koji su kreirani, ispravljeni, publicirani, raspoloživi i čitani.

 

Sledeće što bi se svako zapitao je…

Zašto uvesti sistem za upravljanje dokumentima?

Kako bi se radilo u velikim bazama podataka koje imaju tendenciju da se svakodnevno povećavaju, neophodno je pravilno korišćenje kao i upravljanje i kontrola dokumenata. Ovaj zadatak je skoro nemoguće ostvariti bez odgovarajućeg sistema za upravljanje podacima, koji se u savremenim uslovima poslovanja mogu naći na dokumentima različite forme i formata. Kompletan i realan pregled svih poslovnih dokumenata nudi Vam sistem za upravljanje dokumentacijom DMS.

Prednosti koje DMS donosi sa sobom su:

  1. Ušteda radnog prostora
  2. Efikasnije skladištenje i arhiviranje
  3. Definisan protok dokumenata
  4. Niži troškovi
  5. Lakša pretraga dokumenata
  6. Automatizacija poslovnog procesa

Sistem za upravljanje dokumentima

Šta podrazumeva proces uvođenja DMS-a?

  • Organizacione pripreme same firme koje se odnose na utvrđivanje korisnika i strukture foldera
  • Instalacija i podešavanje sistema za upravljanje dokumentima
  • Skeniranje postojeće dokumentacije u unapred određene foldere
  • Obuku korisnika za korišćenje DMS-a tokom same implementacije
  • Mogućnost uvoza skeniranih podataka sa drugih lokacija

U ovom postu smo napravili mali uvod u pojam DMS-a i ključne prednosti koje firme mogu imati njegovim korišćenjem. U narednim objavama ćemo se detaljnije pozabaviti samim rešenjem i konkretnim problemima koje ovaj sistem rešava u kolaboraciji sa drugim softverskim rešenjima.

Na kraju bismo se samo osvrnuli na stavku da…

Uz korišćenje odgovarajućeg DMS sistema, više nemate:

  1. Problema sa utroškom vremena na sređivanje, odlaganje i traženje papira.
  2. Velike količine papira u prometu
  3. Dosta zauzetog prostora za arhiviranje
  4. Potrebu za kopiranjem dokumenata

About the Author

Uridium je kompanija u privatnom vlasništvu osnovana 1994. godine sa ciljem unapređenja poslovanja upotrebom informacionih tehnologija. Uridium prodaje, uvodi i održava Pantheon kao vodeći ERP u regionu. Tokom prethodnih 10 godina, uspešno smo implementirali Pantheon u preko 100 preduzeća u Srbiji, Hrvatskoj, Makedoniji, Bosni i Hercegovini i Sloveniji. Pored ERP projekata, možemo se pohvaliti da smo uspešno uradili i preko 180 raznih IT projekata, od IP telefonije, IT infrastrukture do implementacije specifičnih poslovnih rešenja. Uridium trenutno zapošljava 12 profesionalaca, čije je radno iskustvo u implementaciji poslovnih rešenja preko 100 čovek godina.

Leave a Reply 0 comments