Upravljajte i kontrolišite IT
Kako tehnologija postaje jednostavnija za upotrebu i zaposleni u svakom delu kompanije postaju osposobljeniji za korišćenje tehnologije, IT rešenja su ušla u svaku poru organizacije. Iako je ovo često dobro stvar može postati vrlo komplikovano rezati ako IT i tehnologija prožimaju sve delove organizacije. U mnogim kompanijama, IT je razvrstan po poslovnim jedinicama tako da bude brži u podršci poslovnim potrebama svake od tih jedinica. Tokom recesije dobro je pogledati kako je IT organizovan i kako se njime upravlja. Centralizacija IT funkcija često redukuje troškove ključ je da se upravlja i kontrolišu svi aspekti IT troškova.
Snizite skrivene IT troškove
Mnoge organizacije imaju skrivene IT troškove. Tokom godina se ovi skriveni troškovi povećavaju, a naročito u slučajevima kada IT nije u stanju da odgovori na sve poslovne potrebe. Ovi troškovi često predstavljaju mini-projekte, nestandardni softver, hardver ili alate koji se koriste u poslovanju. Korisnici često uspostave emotivnu povezanost sa rešenjima koja su sami osmislili. Skriveni IT troškovi su često na mestima na kojima ih nije lako predvideti IT budžetom. Iako nije baš lako, IT mora identifikovati, analizirati i sniziti ove skrivene troškove bez uticaja na poslovne vrednosti koje su doneli. IT mora raditi na tome da absorbuje ove alate u standardno okruženje i IT budžet u cilju upravljanja, iskorišćenje i snižavanja troškova. Ako ćete preuzeti kontrolu nad ovim troškovima, postarajte se da rezultat bude percipiran kao unapređenje iz ugla korisnika. U suprotnom, ovo ćete moći da uradite samo jednom. Ako se percipira da vaši napori nisu plodonosni i uspešni, biće praktično nemoguće da se uradi ponovo.
Skriveni IT troškovi mogu biti i resursi (ili cele organizacije) koji su locirani unutar određene poslovne jedinice ili odeljenja fizički, ali zapravo obavljaju poslove u vezi sa IT-jem skoro 100% vremena. Primeri mogu biti poslovni analitičari koji provode svoje vreme komunicirajući sa IT-jem ili pojedincima zbog pripreme poslovnih izveštaja. Pogledajte i analizirajte situaciju da biste odredili da li je ove pojedince moguće iskoristiti na nivou cele organizacije. Ako postoji opravdan poslovni razlog za postojanje ovih IT reusrsa lociranih unutar poslovnih jedinica, prepoznajte ih i dekvatno ih uvrstite u IT troškove da bi se mogli efikasno kontrolisati i upravljati.
Razmotrite alternativne modele
Brojni su novi načini isporuke IT usluga: outsourcing, računarstvo u oblaku, SaaS, PaaS, IaaS,… Ključ je da imate otvorenu strategiju za ove nove načine. Kako nove opcije postaju dostupne proverite kakve uštede se mogu napraviti primenom ili usvajanjem jedne ili više navedenih opcija. Uvek razmatrajte alternative: loše je pretpostaviti da je najbolji način onaj na koji ste do sada radili. Mnogi od ovih promena imaju emotivnu komponentu, ali svakako ih morate revidirati objektivno. Revidirajte troškove i uticaj na usluge i servise znajačnih za poslovne ciljeve da biste doneli adekvatnu odluku koja od ovih opcija je prava. Na primer, upotreba CRM-a kao SaaS modela može biti ušteda u smislu servera, softvera, infrastrukture, kadrova,… Svakako, revidirajte ove opcije pažljivo jer vam nešto može zatrebati za druge stvari. Obratite pažnju na troškove promene i neke druge potencijalne troškove u okviru SaaS modela.
Mala i srednje kompanije nastavljaju da traže dobaljača za upravljive servise i SaaS jer su inicijalni troškovi značajno niži nego izgradnja sopstvene infrastrukture, plus lakše je planirati mesečne fiksne troškove. Slično, računarstvo u oblaku je vrlo privlačno jer je takođe bazirano na pretplati sa relativno niskim početnim troškovima. Bekap i arhivski servisi na vebu postaju vrlo popularni kao rešenja u oblaku jer kompanije štede na nadogradnji hardvera, održavanju i ažuriranju softvera dok i dalje zadovoljavaju svoje bekap potrebe. Čak i upravljivi servisi štampe ili telefonski sistemi predstavljaju jedan oblik outsorucinga koji snižava ukupne troškove.